Yazar : Richard J. DUNSİNG Yayınevi : İlgi Baskı : İstanbul / 1989 /
177 shf.
---------------------------------------------------------------------
GIRIS:
Kitaba baslarken iki noktayi goz onunde bulundurdum:
1)Toplantilarin cogunlukla kotu ve urkutucu bir nitelige sahip
olmasi
2)Toplantilarin cok daha iyi olabilecegine olan inancim
Toplantilara degisIk sifatlarla katildim. yonetim danismani olarak
katildigimda nelerin degisebilecegi hakkinda kararimi verdim.
Birinci bolumde sorunla ilgili farkli anlayislar arasinda baginti
kurmaya calistim. ikinci bolumde yapilan duzenlemenin etkilerini
arastirdim. Bu bolumde is dunyasini guruplara ayirdim. Bu gruplar
ornek olarak alinabilir.
Bolum 1:
TOPLANTILAR NICIN BU KADAR TATSIZ?
"Roma yanarken Neron lir caliyordu"sozu hep aklimi kurcalamistir.
Yirmi yillik tecrubem sonucunda su sonuca vardim:
Neron o sirada toplantidaydi...
Alti saatlik toplanti sonucunda iki kisinin midesine kramp girmis,
uc kisinin de uzun sure ayni durumda oturmaktan dizleri tutulmustu.
Sarap molasi konusunda anlasmaya varilmis ama diger meseleler
cozumlene-memisti.
Sirket toplantilarinin cogu boyle gecer. Toplantilarda yasanan en
yogun duygular, huzursuzluk, asiri can sIkintisi ve bikkinliktir.
Asagidaki madde-ler toplantilardaki sIkiciligi biraz hafifletebilir:
. Neler olup bittigini ve bunlarin nedenlerini anlayin
. Toplantilarin, katilanlari nasil etkiledigini gorun
. Olumlu ve olumsuz yanlariyla birlikte elde hangi seceneklerin
bulundugunu belirleyin
Ne tur bir toplanti?:
Burada cogunlukla kendilerinden enerji, baglilik ve yetenek isteyen
birer ise sahip olan kisilerin katildigi is toplantilarindan
bahsedecegiz. Bu katilimlarda gurup uyeleri, sorun cozme, hedeflerin
ve onceliklerin belirlenmesi veya sadece karsilikli ihtiyaclarin,
umutlarin, endiselerin birbirine aktarilmasi uzerinde dururlar.
Sirket Ilkelerini Yansitan Toplantilar:
Her toplantinin, o isletmenin yonetim tarzi ve ilkeleriyle kaynasmis
kendine ozgu bir dunyasi vardir.
Toplantinin Boyutlari:
Toplantinin boyutlari yonetim tarzinin boyutlariyla sinirlidir.
Oyleyse toplantilar, bir isletmedeki yonetimin hemen her yonuyle
ilgilidir. Isletmedeki genel yonetim tarzini etkileyen tum
faaliyetler ile toplantilari etkileyen faktorler aynidir. Bu durum
toplantida yapilacak degisIkliklerde dikkate alinmalidir
Toplantilara Iliskin Sikayetler:
Gerek yonetenlerin gerekse sadece katilanlarin, iste bu "boyle
gelmis boyle gider"duygusundan oturu toplantilardan zevk alamiyor ve
basarili olamiyorlar.
Bazi sIkayetler:
- Inanir misin bu hafta katildigim dorduncu toplanti
- Saat 12.30 da bitecekti.
- Her seyi bil, her seyi gor ve haberdar ol
- Patronun bu defa ne isteyecegini bilen var mi ?
- Neden hala baslayamiyoruz?
- Henuz patron gelmedi
Toplanti Maliyeti :
Toplantilarda kaybedilen zaman ve toplantiya katilanlarin ucreti
onemlidir. Diger bir maliyet de toplanti havasinin insan hayatina ya
bir seyler eklemesi veya ondan bir seyler koparmasidir.
Eylemsizligin Etkisi:
Mektuplar, raporlar ve diger belgeler masalarda yigilmaya baslar.
Yani, depolama sureci baslar. Yonetici toplantidan ciktigi zaman
kendisiyle gorusmek isteyen bir suru insan vardir.
Ise yaramayan toplantilarin hayatin bir parcasi oldugunu
kabullendiginiz zaman tuzaga dusmus olursunuz. Boyle yaparsaniz
sistemi tikar, is hayatinin kalitesini dusurursunuz.-Yoneticilik,
degismesi gereken seylerin degistirilmesi dir. Mevcut durumun
yonetimi yoneticilik degildir-.
Sonucsuz Toplanti:
Buyuk bir enerji harcanir ama hedef yoktur.
Katilanlar "aktifler"ve "pasifler"olarak iki gurupta ele alinabilir.
Aktifler sessizligi bozmaya calisir, pasifler hicbir seye karismak
istemezler. Pasifler birini bularak onunla eglenirler. Boylece
sonucsuz toplantilarin eglence yani agir basar. Ayni zamanda
karsilikli atismalar vardir.
Bir donme dolap gibi, bitmek tukenmek bilmeyen daireler cizerek
surup giden bir toplanti, ilgisiz konusmalar ve elestirilerle
sonucsuz kalmaya mahkumdur.
Toplanti Yerine Gecen Yontemler:
Yonetici, baskalari arciligi ile cozume ulasan kisidir. Toplanti,
asagidaki iletisim araclarindan biridir
- Istatistik bilgiler ve raporlar
- Notlar, mektuplar ve yaziyla iletilen diger bilgiler
- Telefon konusmalari
- Toplantilar
- Karsilikli konusmalar
Eldeki bu secenekler duruma gore degerlendirilmelidir. Karsilikli
konusma en etkili yoldur. Yonetici, toplantinin amacini, katilan
kisilerin yeteneklerini ve kendi yonetim tarzini anlamissa
toplantinin ne zaman ve nasil yapmasi gerektigini bilir. Butun
bunlari bilmiyorsa yanlis secimler yapar ve sonucsuz toplantilarin
agina duser.
Hic Toplanmazsak Ne olur?
Bu hic bir seyi cozumlemez. Diger yontemleri cok iyi kullanmak
gerekir ama sonra yine problem cikar.
Bolum 2:
NEDEN VAZGECEMIYORUZ?
Iyi toplantilar icin iyi ornekler gerekir. Basarili guruplarda su
ozellikler gorunur
-Her uye, kendi tarzina gore verimlidir,
-Durust ve aciktirlar. baskalarini guc durumda birakmadan dogruyu
soylerler sorunlara olan ilgileri o kadar yogundur ki, cogu zaman
gurultulu olur. elestirilerden korkmazlar.
-Toplantidan sIkilmazlar, uyumludurlar
-Kimse kimseyi kucuk dusurmez
-Gurup olarak baskalarini da yardima cagirirlar
Boslugun Doldurulmasi:
Onlerinde iyi bir ornek olmadan toplantiya gidenler, kacinilmaz
olarak kotu ornekler ogrendiklerini uygularlar. Bu durum
yonetilenler icin kotumser bir vakit, olu bir sonuc ve cezalandirici
bir nitelik tasir.
Toplantiyla Ilgili Bos Inanclar:
Toplantilarin ne olmasi gerektigi ve ozellikle nasil yonetilmesi
gerektigine iliskin birkac efsane vardir.
Efsane 1: Baskan toplantinin basarisindan sorumlu olan kisidir.
Baskan konunun cercevesini cizip tempoyu belirlemek zorundadir.
Toplanti yukunu toplantiya katilanlarin hepsi yuklenmelidir. Bu
onemli bir noktadir.
Efsane 2: Toplantinin basarisi icin baskanin sIki denetimi sarttir.
Boyle bir denetim dikkatle yapilmis bir plan gerektirir. Konularin
sinirlarini ve konular arasindaki iliskilerin saglanmasini
gerektirir. Ayni zamanda baskan bir trafik polisi gibidir.
Konusmalara o izin verir. Onerileri bir cumleyle kabullenilmez
sonuclara goturur. Bu fazla benimsenen bir usul degildir. Cunku
toplantiya katilanlarin fikirlerini alma yoktur. Bu kati denetim;
1-Kati bir gundem anlayisiyla yani baskan, katilanlarin gundemi
belirlemede rol oynamalarina izin vermez.
2-Anayasal kurallarla olur ki bu da buyuk toplantilar icin
gereklidir. Bunlar yasal yapisi olan toplantilar icin gecerlidir.
Ufak gruplarda ise verimlilige engel olur.
Efsane 3: Gurubun karara katilmasi her durumda gecerlidir.
Asiri denetim nasil uygun degilse asiri katilimda uygun degildir.
Bazen asiri katilim bir kesmekese donusebilir. Yoneticinin burada
yaptigi hatalar sunlardir:
-Herkesin mutlaka istirak etmek istedigini sanir. Sonra "burda her
sey konusulabilir"diye herkese bir acik kapi acar. Fakat bir turlu
kendi istedigi karari toparlayamaz.
-Sinirlar cizili degildir.
-En basit konulari dahi katilanlara sunar. Onemli konulari kendisi
karara baglar.
-Toplantida guruplarin temsilcilerini secip onlarla gorusmeyi akil
edemez.
Bu sekildeki cogulcu katilimlarda yonetici akintiya karsi kurek
cekmektedir.
Katilim iyidir ama yonetim sarttir.
Efsane 4: Herkes saygili olursa toplanti mutlaka basarili olur.
Bazen katilanlar arasindaki yuksek gerilimi onlemek icin yonetici
onlara nezaketle davranir. Sonra katilanlar birbirine yapay
iltifatlar yagdirir. Ama gercek fikirler ortaya cikmaz. Baskan
toplantiya hakim olmadigindan dolayi guclu duygu ve gorusleri
denetim altina alir. Kendini korur ve kalin bir kibarlik tabakasina
burunur.
Efsane 5: Herkesle olumlu ve etkili iliskilere girmek iyi
yoneticiliktir.
Guven ve aciklik, baskalarinin adina konusan ve karsilikli
yararlarin korunacagindan emin olan kucuk gruplardan daha iyi sonuc
verir. Herkesle iyi iliskilerde olmak iyidir ama bir toplantida bunu
yapmak zaman kaybidir.
Toplantilarda Oynanan "Oyunlar":
Bir gundeme bagli olarak yapilarak toplantilarda psIkolojik oyunlar
oynanir. Fakat bunlar makul, mantikli durust gorusler olarak
gorulur.
-"Ne Muthis Bir Insanim", Oyunu.-Gunun mucizeleri: Herkes kendi
tezgahinda kendini mukemmel gostermekle mesguldur. Sorun cozme
yoktur.
-Ne guclukler basardik: Gunun mucizesini daha mukemmel gostermektir.
-Ne kadar sIki calisiyoruz: Cogunlugun sempatisini kazanmak,
harcanan emege deger verenlerin de begenisini kazanmak. Galip olan
buroya veya ise ilk girip son cikan olur. Halinin altina supurmek;
Sorunlari basariyla halinin altina itebilmek, gozardi etmektir
Baskasinin halisinin altindakileri ortaya cikarmaya calistiginizda
misilleme olarak sizin halinizin altindakilerde ortaya
cikarilabilir.
Suclama Oyunlari:
Bu tur oyunlarda en iyi savunma hucumdur.
-"Boyle yapmasalardi ....."; Olmamis olayin sorumlulugunu baskasina
yuklemektir.
-Camur atmak: Bu oyunda "Evet ama ....." taktigidir. En iyi is bile
cok kotu gosterilebilir.
Toplanti asil amacindan sapip atilan camurun konu edildigi bir
toplanti olmustur.
-Ates et: Burada sorun gormezlikten gelinir ve karsilikli atisma
baslar.
-Seni kistirdik: Hata yapanin uzerine cullanilir.
-Kut-Pat: Aciktan saldiri, yumruklar bile konusabilir.
Acindirma Oyunlari:
Kendini yere atarak saldirinin etkisinden kurtulmaktir.
Burada "Zavalli ben" portresi vardir. Bu oyun turune birkac ornek;
-Beni tekmele: Yukaridakine benzer bir oyundur.
-Soluksuz kalan patron: Kisinin herseyi hallediyormus gibi gorunmesi
ama aslinda oyle olmayisidir. Ihtiyac sahiplerine sana bunlari
yapacaktim ancak goruyorsun cok mesgulum .Bunlarin otesinde asil
oyun isler karsisinda kendi kendimizi yonetip gercekleri kabullenmek
ve isleri cozmektir.
Basarimizi Engelleyen Saplantilar:
Her grubun bazi seyleri degistirmek icin bir ilk adimi vardir. Ancak
bunu atmak pek zordur. Cunku ilk adimin sonucuna iliskin bazi yersiz
onyargilari vardir. Bu, cesaretlerini kirar. Kendilerinin gucsuz
oldugu saplantisina kapilirlar.
Kati alt ve ust iliskilerinin bulundugu yerlerde kisiler verimli
goruslerini anlatma cesaretinden yoksun olurlar.
Toplantilara Katilmasaydik Daha Iyi Yonetirdik:
Bazi insanlar toplanti tutkunu haline gelir. Vakitlerinin cogu bu
toplantilara kosturmakla gecer. Bu durum alinan kararlarin harekete
gecirilmesini geciktirir.
Kisinin bu olumsuzlari dusunmesi bile kimi zaman onu toplanti
bagimliligindan kurtaramayabilir.
Daha Iyi Toplanti Icin Kisisel Sorumluluk:
Toplantida neyin yanlis oldugunun farkina varmak bu isin
baslangicidir. Sonra ya toplantidaki bu durumlar degistirilir, ya da
oldugu gibi birakilir veya toplanti terkedilir.
Bolum 3:
TOPLANTI: INSANCIL BIR OLAY
Kisileri yonetmek, makinalari arac-gerecleri yonetmekten daha
zordur.
Yonetici insanlari iyi taniyabilirse onlari ve kendisini kolayca
yonetebilir.
Insanlar arsindaki farkliliklarla insanlar buz dagina benzerler.
Aralarinda tek fark vardir. Buzdaglarinin yedide biri su yuzundedir,
insanlarin yediyuz de biri. Bu yuzden insani anlamak cok zordur.
Guclu Fakat Onemsenmeyen Yanimiz: Duygular
Insanlar toplantilarda da insanlarin dusuncelerinden duygularinin
akisina gore davranirlar.
Karsidakini nasil hissediyorsak ona gore davraniriz. Davranma bazen
yapici bazen de kirici olabilir. Duygularin onemsenmedigi
toplantilar kirici olur. Toplantilar, insanlar esya gibi gorulmedigi
onlarin ihtiyaclarina yer verildiginde basarili olur.
Is Hayatinda"Icimdeki Ben "Oyunu
Kendini isine kaptirmis biri bazen icindeki "beni" unutur. Ama zaman
zaman onu cikarmali, sosyal iliskiler kurmali. Insandaki bu ben
kontrollu kullanilirsa toplantilarda yeni seyler ortaya koyar.
Toplantinin Uc Boyutu:
1-Toplanti yonteminin islemleri: Amaci, ozellikleri, zaman programi,
ic gundemi olmalidir.
2-Toplantidaki sosyal iliskileri, diyalogu yonlendirme
3-Fiziksel ortam: Odanin buyuklugu, isIk, havalandirma
Insan Gucunun Yonetimi:
Basarisiz toplantilar genellikle ya engellenmis, ya bosa harcanmis,
yada yanlis yonlendirilmis insan gucunden kaynaklanir.
Ilgili Davranis:
Her toplantida birbirine ilgi duyan insanlar vardir. Ilgi
toplantidakileri daha sIk calismaya iter, daha anlayisli olmayi
saglar.
Ilgi ekip uyelerini birbirine baglar, amaclari birlestirir,
calismayi zevkli kilar.
Manevi Uyarimlar:
Olumlu manevi uyarimlar: Dostluk ve ilgi dolu uyarimlardir
Olumsuz manevi uyarimlar: Elestirme, susturma, gormezlikten gelmedir
Belirsiz manevi uyarimlar: "Akla"acaba ne demek istedi sorusunu
getirir
Sahte manevi uyarimlar: Asli olumsuz manevi uyarimdir ve baska amaci
vardir."ooo.. iyi hazirlanmissin"
Manevi uyarimsizlik: Hic uyarim almamaktansa olumsuz manevi uyarim
almak daha iyidir. Yoksa varliginin farkina varilmadigi hissine
kapilir.
Manevi Uyarim Ogelerinin Degistirilmesi:
Olumlu manevi uyarimlar tercih edilmelidir. boylece birey gurubuyla
gurur duyar, begenilen davranislar sergiler. Toplantilarda bireysel
iliskileri arttirmak, iltifatta bulunmak isleri verimli kilar.
fertlere destek olunmalidir.
Acik konusma soylulugu:
Acik konusma etkin bir yonetimde, ozellikle toplanti yonetimi icin
zorunludur. Acik olarak ne istediginizi bildirin. Ne istediginizden
emin olun. Gercekleri oldugu gibi kabullenin ve ne yapmaniz
gerektigini bu duruma gore dusunun. Hayir demek istediginizde
cekinmeden deyin ki, evet dediginizde inanilsin.
Yalniz acik konusurken dikkatli olmak lazim. bazen karsidan sert
tepkiler gelebilir. Ama en onemlisi karsidakini taniyarak
konusmaktir.
Bolum 4:
TAHLIL VE TESHIS
Her toplanti birbirinden farkli amaclar tasiyabilir. Bu amaca uygun
bir toplanti modeli bulmak bazen zordur. Asagidaki dort boyut
incelenerek amaca uygun bir toplanti modeli olusturulabilir.
-Toplantinin amaclari
-Kisisel toplanti tavriniz
-Toplantidaki calismalar
-Toplantinin degerlendirilmesi
Toplanti Amaclarinin Degerlendirilmesi:
Toplantinin amaclari coktur ama genel olarak birkac sinifa
ayrilabilir.
-Sorunun belirlenmesi
-Uygun cozumler bulunmasi
-Hareket tarzinin belirlenmesi
-Secenekler arasinda tercih yapilmasi
-Eylemin belirlenmesi
Gorev Sinirlarini belirleme zorunlulugu:
Toplanti, genis icerikli bir yonetim bicimi olsa da kapsami acik
olarak tanimlandirilip sinirlandirilmalidir. bu sinirlar icerisinde
amaca ulasinca da durmasini bilmelidir. Toplanti sonucunda gorev
tarihleri belli olunur. Sonra uyeler calismalara baslar.
Gizli Gundem:
Kisisel gundemler genellikle gizli olur. bazen amaclar kisilerin
ozel isteklerine gore sekillenebilir. Iyi bir yonetici bunu sezer.
Kendi analiziniz:
Toplantilarinizin sayisina bakiniz. Basarili ve basarisizlari tespit
edin. Nedenleri ve Nicinleri tahlil edin. Sonunda yapilmasi gereken
degisIklikleri bulacaksiniz.
Toplanti Degerlendirmesi:
Asagidaki olculere gore bir degerlendirme yapilabilir:
-Amaclar
-Toplantiya katilanlarin rolleri
-Toplantinin amca ulasmadaki onemi
-Oncelikler siralamasi
-Zaman kavrami
-Temel konularin gorusulmesi
-Toplantiya katilanlarin aldiklari kararlar
-Toplantiya katilanlarin kullanimi
-Islem ve kurallar
Toplantinin Yolunda Gitmesini Saglayan Iki Ana Oge:
Elde bilgi olmadan degisIklik yapmak zordur. Tabi bilgiler de
kullanilabilir olmalidir. Bir is toplantisinda iki faaliyet vardir.
Isler ve islemler.
Isler, sorun uzerinde dusunmeyi ve calismayi icerir.
Islemler, gurubun sorunlar uzerine nasil egildigini ve bunu hangi
yontemlerle cozmeye calistigini kapsar.
Bolum 5:
BASKANIN YAPABILECEGI DEGISIKLIKLER
Dogal olarak bir toplanti baskani toplantida en onemli degisIkligi
yapabilecek konuma sahiptir.
Baskan, baskan oldugu icin digerlerinden ayrilir ama degisIkligi tek
basina yaparsa buyuk bir olasilikla basarisizliga ugrar.
DegisIklik Karari
Iki tehlike soz konusudur. DegisIklik yapilirken baskan, denetimi
kaybedeceginden, islerin daha kotuye gidebileceginden ve olusturdugu
iyi goruntunun kaybolacagindan korkar.
Diger tehlike ise degisIkligi yapmamaktir. toplantilarla hicbir yere
varilamiyorsa, zaman kaybina sebep oluyorsa, uyelerde enerji kaybi
varsa degisIklik yapmak lazimdir.
Bir onder nelerin yanlis oldugunu sezmeli bunlari duzeltmek icin
neler in yapilabilecegi konusunda uzman olmalidir.
Baskan degisIklik icin gruptan yardim istemekten cekinmemelidir. Bu
durumu onlarla ciddi bir sekilde konusabilmelidir.
Degerlendirme Ile Baslayin:
Cozumlerle degil, sorunlarla baslayin. Baskan toplanti
degerlendirmesini katilanlardan dinleyebilir.
Genellikle su yuzune cikmis problemlere cozum getiren dort yaklasim
vardir------Toplanti konusunda bildiklerinizi bir araya toplamak
-Katilan kisilerin ihtiyaclarini karsilamak-
-Toplantilarda karara katilmayi saglamak
-Toplantilardaki "Zamani" iyi denetlemek
Baskan amaclari saptamak zorunda degil ama belirlendiginden emin
olmalidir. Karar vermek zorunda degildir ama zamani gelince grubun
karara varmasini saglamalidir.
Degerlendirme ve gelistirmeyi baslatmak baskanin gorevidir.
Bolum 6:
TOPLANTI UYELERININ YAPABILECEGI DEGISIKLIKLER
Toplantilarda degisIklik yapmak onemlidir(Eger verimsiz
oluyorsa).DegisIkligi yapmanin en onemli yontemi duygularinizi
olcmenizdir. Bir toplantinin sonuclari, yonetenleri veya havasiyla
ilgili duygularinizi anlayin. DegisIklik yapmakta kararli
olamiyorsaniz vazgecin. Toplantidaki herhangi bir bireyde kisisel
tarzini degistirerek karsi izlenimleri olcebilir. Toplantilardan
zevk almak ve grup calismalarini daha verimli hale getirmek icin
beceri ve gorusleri tazelemek gerekir.
Eski aliskanliklara sIki sIki baglilik yetenekleri onemli olcude
kisitlar.
Kendi tarziniza gore su ozellikleri belirleyebilirsiniz:
1-Baskani etkileme
2-Toplantinin akisini etkileme
3-"Oyunlara" Katilma
4-Dusunceleri paylasmak
5-Riskleri goze almak
6-Olumlu manevi destekleri kullanmak
7-Iddiaci olmak
8-Goruslerinize ters olan dusuncelere karsi alinan tavir.
9-Duygularin aciga vurulmasi
10-Baskanligi denemek
11-Baskalari konusurken onlari dinlemek
Kendi kendinize yaptiginiz bazi degisIklikler karsidakilerin
tepkisini cekebilir. Cunku siz iyi bir sey yapmis da olsaniz, onlar
kafalarinda sizi biryere oturtmuslardir ve sizi oyle gormek
istiyorlardir.
Kisisel Gelisim Duzeylerinin Anlasilmamasi:
Toplantilardaki davranis turleri kisilerin bulundugu duzeyi
gosterir. Bu duzeyler.
1.Duzey: Bagimlilik asamasi
Baskalarina bagimli kisilerdir. Kendi baslarina harekete gecme
cesaretleri yoktur. Daima birilerinden bir isaret beklerler.
Sinirlar ve kurallara bagimlidirlar.
2.Duzey: Kendi kendine basariya ulasma asamasi
Atilgan ve sinirlari sonuna kadar zorlayan bir kisilige sahiptir.
Bazen birinci duzeydekilerle aralarinda uyusmazlik cikabilir.
Toplantilardan cozum ile cikarlar.
3.Duzey: Sosyal ilgi asamasi
Bu asamadakilerden olusan toplanti basarili gecer. Karsilikli
anlayis ve saygi vardir. Toplantida baskani bile yonlendirebilirler.
4.Duzey: Kendi kendini degerlendirme asamasi
Kendi kendini iyi tanir. Herkese iyi davranir. Kendi basina guclu
bir kaynaktir ve kullanilmayi bekler. Uyum gosterilmesi zor
olabilir.
Bolum7:
TICARET VE SANAYI KURULUSLARINDA TOPLANTI
Ticaret ve sanayi kuruluslarindaki en belirgin fark, boyutlarinda,
urettikleri urun ve hizmetlerde, teknolojilerinde ve dagitima
iliskin yaklasimlarindaki cesitliliktedir.
Ortak Bag : Kar
Cesitliligine ragmen toplantilarda ortak bir sey vardir o da "Kar"
dir. Sirket kar etmek icin atak, basarili bir yoneticiye ve bununla
islerini yonetir.
Faaliyet Sonucunun Etkisi:
Kâr amacini tasiyan kuruluslarda toplanti yapmak yirtici hayvanlari
ayni kafese koymak gibidir. Cogu zaman olumlu kararlara ulasma
yetenekleri zedelenebilir.
Onlenmesi Gerekenler
Toplantilari iyilestirmek icin sunlar onlenmelidir.
Katilan uyeler arasindaki alayci ve kinayeli davranislara son
vermek. "Suclama"Oyununa son vermek. Her turlu gozdagi oyunlarina
son vermek. Vurgulanmasi Gerekenler
Manevi destek artirilmali. Hedefler acikca belirtilmeli. Kendinizi
bir isyeri sahibi gibi gorun. Atilimci ve girgin yaratilisin olumsuz
yanlarini iyiye kanalize edin. Toplanti boyunca sorun cozucu dusunce
tarzindan uzaklasmayin. Her ne kadar bu toplantilarda kisiler
aceleci davraniyorsa da bu burokrasiden iyidir.
Bolum8:
RESMI DAIRELERDE TOPLANTI:
Resmi daireler kadar kendi toplantilariyla kendini yipratan belki de
hicbir kurulus yoktur.
DegisIk Toplantilarda DegisIk Yaklasimlar:
Dahili toplantilar
Secimle Isbasina gelmis resmi gorevlilerin katildigi toplantilar
Secimle goreve gelmis kisilerle yoneticiler arasindaki toplantilar
sempozyumlar
Bolum 9:
EGITIM KURULUSLARINDA TOPLANTI
a)Anaokullari ve ilkokullar
b)Orta ve yuksek ogrenim
Anaokullar ve ilkokullarda toplanti:
Bir ogretmenler kurulu toplantisina hemen hemen herkes katilir.
Ogretmenler, danismanlar, mudurler ve yardimcilar.
Toplanti genellikle bir okul gununun sonunda yapilir. Katilanlar
bayagi yorgundur. Cunku cocuklarla ugrasmak kolay degildir.
Butun gozler mudure yoneliktir. Mudur ister basarili olsun ister
olmasin herkesin ona karsi bir onyargisi vardir.
Ogretmen toplantilari sadece, sadece ogrenim ve iletisim amaclari
icin yapildiginda faydali olur.
Orta ve yuksek ogretimde toplanti:
Yuksek ogretimde toplantilarin etkili olmasini saglayan en onemli
faktor, toplantinin yapildigi cevredir. Kolej ve universiteler
oldukca genis birer cevredir. Universitelerde yapilanlarin tespiti
cok guctur. Toplantidakilerin cogu sadece orda olmak icin
ordadirlar.
Fakulte ve yonetim, butun toplantilara yansiyan bir guc catismasi
icinde ikiye ayrilir.
Universite Cevresinde Gucun Yonetimi:
Bir universitenin yonetimi, iki guc blogunun birbiriyle anlasmasi ya
da catismasi sonucunda dogar. Kisa ve uzun vadeli kararlar vermek
zorunda olan yoneticilerle "bilim adamlari cevresi" arasinda bir
catisma vardir. Bu catismaya "komite duzeni"de dahil olur. Komiteyi
her fakulteden secilmis sahislar olusturur. Butun amaclar,
hizmetler, teklif ve planlar bir komiteye verilir. Ne yazik ki
komiteler kolay kolay harekete gecemezler.
Bilim adamlarinin kural ve gelenekleri, bilim adamlari grubu ile
yoneticiler arasindaki guc catismasi ve bolumlerin "branslarina"
olan bagliliklari, bir komite toplantisini kolayca felce ugrata
bilir. Sonucta cikmaza giren universitedir.
Ise Baslamak:
Butun cikmazlara ragmen, iyi niyet olursa toplantilar bir sonuc
verir.
Yapilacak ilk is amacin kesin ve acik olmasini saglamaktir.
Sonra yapilacak isin zamanini belirtmek lazim. Asla bir grup
egitimciye "Mumkun oldugu kadar erken yada ne zaman vakit
bulursaniz" demeyin. Ise olan ilgiyi surdurebilmeniz icin zamani
biraz kisin.
Belirlenen bir konu uzerinde calisacak komiteye ihtiyaci olan morali
ve duygusal destegi verin. Komitenin uye sayisi onu gecmemeli. Cok
kisiden olusan bir gruptan cok sayida projeyi gerceklestirmesini
isteyeceginize, kucuk gruplarin her birinden az sayida projeyi
sonuclandirmayi istemek daha saglikli olur.
Isin Surdurulmesi:
Cok ozgur bir dusunce yapisina ve kisilige sahip uyelerden meydana
gelmis bir grupla basa cikmanin iki secenegi vardir
-Onlara topluca karar verme yontemlerini ogretmek
-Guclu bir toplanti baskani secmek. Baskan, toplantinin cercevesini
belirleyerek, grubun yeteneklerinin kullanilmasini tesvik ederek
etkili bir lider olmasini ogrenmelidir, bunu basarmanin birkac yolu
vardir.
-Amaci, yada istenen sonucu goz onunde bulundurmak.
-Tartismayi ve konunun dagilmasini onlemek.
-Universitenin eski kurallarindan uzak kalmak. Bazilari bunlari
manevra yapmak icin kullanabilir.
-Baskalarini yargilama egilimine engel olmak.
-Toplanti yerini ve ortamini iyi secmek.
Hicbir kurulus, universiteler kadar cok sayida yetenegi bunyesinde
toplayamaz. Isin sirri, bu yetenekleri iyi degerlendirip kanalize
edebilmektir, sonuc mukemmel olur.
Bolum10:
SAGLIK KURULUSLARINDA TOPLATI
Saglik kuruluslarindaki basarisiz toplantilar da diger butun
isletmelerde gorulen olumsuz belirtileri gosterir. Uzun, sIkici,
uyeler birbirinden kopuk, vs.. Hasta bakimdaki basariyi da etkiler.
Hastaneler Saldiri Hedefi
Cogumuz bir gun olecegimizi dusunmeyiz. Boyle bir durum soz konusu
oldugu zaman hemen hastanelere kosariz. Kisiler yakinlarini
kaybettiklerinde hinclarini hastanelerden almaya calisirlar.
Diger taraftan hastanelerde bakim masraflari, sigorta ucretleri gun
gectikce yukselir. Her ne kadar hastanelerin giderleri dusurulmeye
calisilsa da bu yapilamaz. Bundan dolayi hastaneler surekli suclama
hedefidirler.
Dolayisiyla hastane toplantilari genellikle baskilar altinda
yapilir. Toplantilarda karar almak, yontem secmek oldukca zorlasir.
Iki Guc Merkezi:
Hastanelerde yonetici grup ile hastane personeli iki guc grubunun
olusmasina sebep olur. Bu isleri biraz daha karmasIk hale
getirmektedir. Personel ve yoneticiler zaman zaman ayni konuda
farkli kararlar alabilirler.
Hastaneler buyudukce daha az sayida doktorun yonetim kararlari
verebilecek egitim ve egilime sahip oldugu anlasildi.
Diger bir sorun da yogun bir calisma programinin olmasidir.
Bu durumda bu kadar programin uyumunu saglamak oldukca guctur ve
toplantisida guctur.
Bolum Yoneticileriyle Toplanti:
Teknoloji uzmanliga yenilikler ekledikce bu toplanmalar dahada onem
tasir. Bu toplantilar, butun gruba bilgi vermek ve saptanmis
konulari ortaya cikarmak icin yapilir. Fakat yeterince basarili
gecmez cunku cok genis cevrelidir.
Bu yanlisi onlemek icin sayiyi aza indirmek gerekiyor. Dolayisiyla
uygun uye secmek cok onemlidir. Etkili iletisim kurabilecek, kendi
mesleki on yargilarini asabilecek, toplantiya katilmayan bolumlerin
ihtiyaclarini da kollayabilecek kisiler secmeli.
Bazi Gelistirme Amaclari:
-Toplantinin gercekten gerekli olup olmadigini tespit etmek.
-Toplantinin mahiyeti ve istenilen belgeler onceden bildirilmeli.
-Sadece onemli kisiler cagrilmali.
-Ayni toplantida hem yonetici hemde doktor olmali.
-DegisIk vardiyalardakiler de ayni toplantiya cagrilabilir.
-Oturma sekli cephelesmeye meydan vermemelidir.
-Herkese esit hak taninmalidir.
-Baslamadan once hal hatir sorma icin bir kac dakika ayrilabilir.
-Birbirlerine yakinlik gosterilmeli.
Iyi niyet cok onemlidir. Isleri bitirebilecek boyutta toplantilar,
birbirlerini destekleyecek, gelismeye acik kisiler, hedefe ulasmada
buyuk katki saglayabilirler.
Bolum11:
SOSYAL CEVREDE TOPLANTI
Insanlar sadece ekmek parasi icin yasamazlar.
Pek az kisinin normalde yapacak bir seyi yoktur yada bir takim
seyler yapacak zevki yoktur. Geri kalanlar enerjilerini mutlaka bir
yere sarf ederler. Hayir kuruluslari, kulupler, vs
Sosyal Amacli Toplantilarin Ortak Noktalari:
Katilanlar gonullu olduklari icin etken olan guc iclerindeki
istektir. Istekleri yoksa, tehditle bir is yapamazsiniz. Diger bir
ozellik de katilanlarin farkli amaclarinin olabilmesidir. Bazen
ortakmis gibi gorulen slogan ve amaclar bazilarini rencide edebilir
ve tatsizlik cikabilir.
Sunu da unutmamak lazim cogu gonullu kurulus yararli bir sey yapmak
icin harekete gecer ama ne yazik ki bosu bosuna caba sarf ederler.
Bosa Harcanan Zaman Nasil Azaltilir:
Gorevler hedefe ulasmak icin verilmelidir. Sorun ta bastan tesbit
edilmelidir ve dusunceler onun uzerine yogunlastirilmalidir.
Kisilerin ihtiyaclarina degil de programa cevap veren toplantilar
olmalidir. Verim alinabilecek gunde toplanilmalidir.